In meinem Post über mein papierloses Büro mit ScanSnap und DevonThink erzählte ich davon, dass ich die Titel der Dokumente per Copy & Paste setze und es da wenig Potential für Optimierungen gibt.

Das war, mit Verlaub, weit gefehlt. Eine häufig funktionierende Optimierung ist nur ein Kontextmenü weit weg. Markiert man nämlich die Betreffzeile eines gescannten Dokuments, kann man eben diesen Text¹ als Name übernehmen.

Bumm, Zack, Return, schon ist die Betreffzeile als Titel des Dokuments gesetzt.

Wann immer die Betreffzeile, oder sonst ein Teil des Dokuments, also als Titel passt, spart man sich ein paar Tastenanschläge. Und die Masse machts dann wirklich lohnend.

1. OCR sei Dank [↩]

Ein Arbeitszimmer in ein Kinderzimmer zu verwandeln ist ein durchaus ambitioniertes Projekt, das aus diversen, nicht weniger ambitionierten, Unterprojekten besteht. Wie bereits im Eingangspost dieser kleinen Serie gesagt wude, geht es im Großen und Ganzen darum, Kram anderswo zu verstauen, respektive das Zeug los zu werden.

In diesem Post geht es heute um beide Aspekte. Die nützlichen Informationen, die auf dem Papier gespeichert sind, werden digitalisiert und platzsparend¹ auf einer Festplatte gespeichert. Sobald das geschehen ist² kann das ursprüngliche Medium, nämlich genau das Blatt Papier, entsorgt werden. Bei einem Blatt Papier ist der Raumgewinn im physikalischen Storage nicht sonderlich hoch, wenn es aber um die gesammelten Papiere zweier erwachsener Menschen in Akten-Ordnern, Schnellheftern und Kartons geht, so ist durchaus eine erkleckliche Platzeinsparung möglich³.

Und darum geht es ja letzlich.

An dieser Stelle möchte ich diesen Post kurz unterbrechen, um die einzelnen Arbeiten vorzustellen, die weiter unten in einiger Länge aufgeführt werden:

• Jedes Papierdokument aus dem alten Papierarchiv und jedes künftig eintrudelnde Stück Papier wird durch einen Fujitsu ScanSnap S1500M gezogen und in ein PDF umgewandelt.
• Diese PDFs landen automatisch in einem Eingangsordner von DevonThink Pro Office und werden dort OCRt sowie anschliessend volltextindiziert.
• Danach werden die Dokumente manuell betitelt und bedatet⁴.
• Zum Schluss werden die Dokumente halbautomatisch sortiert.
• Die Dokumenten-Datenbank wird automatisch und fortlaufend lokal⁵ und offsite⁶ gesichert.
• Sobald ein Papier-Dokument mindestens zwei mal in digitaler Form existiert⁷ kann es entsorgt werden.

Als Ergebnis der ganzen Geschichte liegen sämtliche Dokumente als volltextindizierte PDFs ordentlich sortiert in einer redundant gesicherten Datenbank. Das gesamte neue Papierarchiv besteht nun aus einem einzigen Ordner der nur noch die Dokumente enthält, die wirklich unbedingt im Original benötigt werden.

Der ganze Weg hin zu dieser Lösung findet sich nach dem Klick…

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1. Platzsparend im Sinne von physikalischem Platz in Schränken und auf Regalen [↩]
2. Und ein erstes Backup existiert… [↩]
3. Das gilt geradezu doppelt, wenn einer der beiden Menschen (ich) zum Aufheben von quasi jedem Zettel neigt und sich den Kram seit 1994 nicht mehr angesehen hat… [↩]
4. Ein gutes Stück Arbeit… [↩]
5. TimeMachine [↩]
6. Amazon S3 [↩]
7. Also ein Backup erstellt wurde [↩]

Meine delicious.com-Links vom 2. Juni bis zum 16. Juni:

• 10.5: Repair Time Machine after logic board changes – What to do with your Backup when you MAC changed…
• rsync-Backup der c’t unter Windows Vista –
• Paperkey für das GnuPG Schlüssel-Backup –
• The joy of electronic books – Scanning around 3000 books and making them available in a personal ebook library. Awesome!
• ViEmu for Word and Outlook – is an innovative new product that provides vi/vim emulation for document processing in Microsoft Word, and for mail composing in Microsoft Outlook.
• System Administrator Interview Cheat Sheet –
• A quick history of software platforms: How we got here, and where we're going – Well worth the read…